Introducción
En el ámbito humanitario, contar con información precisa, oportuna y confiable es fundamental para garantizar la calidad de los servicios y demostrar impacto ante donantes y aliados estratégicos. M&E Especialistas brindó asesoramiento técnico al Marjorie Kovler Center, programa de Heartland Alliance International enfocado en atender poblaciones vulnerables, particularmente supervivientes de violencia y trauma.
El servicio se centró en optimizar ActivityInfo como plataforma central de gestión informativa, con el objetivo de mejorar la calidad de los datos, facilitar el análisis de resultados clínicos y automatizar los reportes para donantes.
Objetivo del Servicio
El acompañamiento buscaba transformar la manera en que la organización gestionaba su información programática, orientando el trabajo hacia cinco grandes metas:
- Mejorar la calidad y coherencia de datos registrados en ActivityInfo
- Facilitar el análisis de resultados clínicos y programáticos
- Automatizar los reportes para donantes y partes interesadas
- Fortalecer las capacidades internas del equipo técnico
- Garantizar la sostenibilidad estructural del sistema de información
"Los sistemas requieren reglas claras y acompañamiento humano, no solo infraestructura tecnológica. La simplificación mejora la calidad del dato."
Logros Alcanzados
1. Reestructuración de bases de datos
Se realizó una revisión exhaustiva de la arquitectura de datos existente, corrigiendo duplicidades, estandarizando campos y fortaleciendo las validaciones para garantizar la integridad de la información registrada por los equipos operativos.
2. Análisis clínicos avanzados
Se configuraron campos calculados para evaluar indicadores clínicos clave como PHQ (Patient Health Questionnaire), GAD-7 (escala de ansiedad generalizada) y UCLA-PTSD, permitiendo un seguimiento sistemático de la evolución de los participantes atendidos.
3. Dashboards interactivos
Se crearon paneles de control por programa con visualización de métricas en tiempo real, lo que permitió a los líderes de programas tomar decisiones basadas en datos actualizados sin depender de reportes manuales.
4. Capacitación del equipo
Se realizaron sesiones prácticas de formación sobre descarga de datos, creación de reportes personalizados y gestión de permisos de acceso, asegurando que el equipo interno pudiera operar el sistema de forma autónoma.
5. Soporte técnico continuo
Se estableció un modelo de acompañamiento remoto continuo para garantizar la operatividad del sistema, resolver incidencias técnicas y acompañar los procesos de actualización de la plataforma.
Lecciones Aprendidas
- Los sistemas requieren gobernanza humana: La tecnología por sí sola no garantiza calidad. Es imprescindible contar con protocolos claros de registro y personal comprometido con el proceso.
- La simplificación es clave: Reducir la complejidad de los formularios y estructuras de datos mejora significativamente la calidad del dato registrado en campo.
- La visualización aumenta la apropiación: Cuando los equipos pueden ver sus datos en dashboards comprensibles, aumenta el sentido de pertenencia y la motivación por registrar correctamente.
- Las soluciones híbridas son estratégicas: La combinación de ActivityInfo con herramientas como Power Query permite cubrir necesidades analíticas que la plataforma principal no resuelve por defecto.
- El soporte técnico sostenido es fundamental: Un acompañamiento permanente garantiza que el sistema no se deteriore ante cambios de personal o actualizaciones de la plataforma.
Recomendaciones para Organizaciones Similares
- Invertir en el diseño previo de la arquitectura de datos antes de implementar cualquier plataforma
- Priorizar indicadores que estén orientados a decisiones programáticas reales, no solo a reportes de cumplimiento
- Combinar el uso de tecnología con procesos de fortalecimiento de capacidades del personal
- Documentar exhaustivamente los procesos y reglas de negocio asociados al sistema
- Contar con acompañamiento especializado integral durante toda la implementación
Conclusión
El caso del Marjorie Kovler Center demuestra que cuando los sistemas de información están bien diseñados, correctamente implementados y adecuadamente apropiados por los equipos, se convierten en aliados estratégicos para mejorar la calidad programática y demostrar el impacto ante donantes, aliados y comunidades atendidas.
En M&E Especialistas estamos comprometidos con acompañar a las organizaciones en este proceso de transformación informativa, combinando nuestra experiencia técnica con un enfoque profundamente orientado al impacto real.
