Fortalecimiento de sistemas de información y análisis de datos para la toma de decisiones

Lecciones aprendidas del acompañamiento a Heartland Alliance International – Marjorie Kovler Center

En el sector humanitario y social, contar con sistemas de información sólidos, confiables y bien estructurados ya no es una opción: es una condición indispensable para garantizar calidad programática, cumplimiento con donantes y una toma de decisiones basada en evidencia.

Desde M&E Especialistas, tuvimos la oportunidad de brindar un acompañamiento técnico especializado al Marjorie Kovler Center, programa de Heartland Alliance International, enfocado en la atención integral a poblaciones vulnerables, particularmente sobrevivientes de violencia, migración forzada y trauma.

Este proceso se centró en el fortalecimiento del sistema ActivityInfo, integrando monitoreo, análisis de datos, visualización de información y soporte técnico continuo.

¿Cuál fue el objetivo del servicio?

El objetivo principal de la consultoría fue optimizar el uso estratégico de ActivityInfo como sistema central de gestión de información, permitiendo:

• Mejorar la calidad, trazabilidad y coherencia de los datos

• Facilitar el análisis longitudinal de resultados clínicos y programáticos

• Automatizar reportes clave para cumplimiento con donantes

• Fortalecer las capacidades técnicas del equipo interno

• Garantizar una estructura de datos sostenible en el tiempo

Principales logros alcanzados

1. Reestructuración y optimización de bases de datos

Se revisaron y ajustaron múltiples bases de datos y subformularios, corrigiendo duplicidades, estandarizando campos, unificando variables clave y fortaleciendo reglas de validación. Esto permitió contar con registros únicos por participante y una arquitectura de datos más robusta.

2. Análisis avanzado de resultados clínicos

Se configuraron campos calculados y estructuras analíticas para evaluar cambios en indicadores clínicos como PHQ (depresión), GAD-7 (ansiedad) y UCLA-PTSD, permitiendo comparar mediciones iniciales y finales, e identificar mejoras clínicas de forma automatizada.

Estos ajustes facilitaron la creación de dashboards en tiempo real, útiles tanto para equipos clínicos como para reportes institucionales.

3. Creación de dashboards y reportes estratégicos

Se diseñaron paneles de control para visualizar información clave por programa (SOT, Healing Journeys, Afghan Program), incluyendo estados de participantes, avances por fase, resultados clínicos y métricas solicitadas por donantes.

Asimismo, se apoyó la construcción de una Master Database para ORR Reporting, utilizando Power Query como solución viable ante las limitaciones de integración automática entre múltiples bases de datos.

4. Fortalecimiento de capacidades del equipo

El acompañamiento incluyó sesiones prácticas tipo “aprender haciendo”, donde el personal aprendió a:

• Descargar y consolidar datos desde múltiples formularios

• Crear plantillas de reporte reutilizables

• Usar el Audit Log para control de calidad

• Gestionar permisos y visibilidad de datos sensibles
  
  

5. Soporte técnico continuo (Help Desk)

Se brindó soporte remoto constante para resolver incidencias, ajustar formularios, validar lógica de cálculo y responder a necesidades emergentes del equipo, asegurando continuidad operativa del sistema.

Lecciones aprendidas

✔ Un buen sistema no es solo tecnología: requiere reglas claras, procesos definidos y acompañamiento humano.

✔ La simplificación de estructuras mejora la calidad del dato y reduce errores operativos.

✔ La visualización de datos en tiempo real aumenta la apropiación del sistema por parte de los equipos.

✔ No todas las necesidades pueden resolverse con automatización nativa; soluciones híbridas (como Power Query) pueden ser estratégicas y eficientes.

✔ El soporte técnico oportuno es clave para la sostenibilidad del sistema.

Recomendaciones para organizaciones del sector

1. Invertir tiempo en el diseño de la arquitectura de datos antes de escalar sistemas.

2. Priorizar indicadores que realmente apoyen la toma de decisiones, no solo el reporte.

3. Combinar tecnología con fortalecimiento de capacidades internas.

4. Documentar procesos, reglas de negocio y decisiones técnicas.

5. Contar con acompañamiento especializado que entienda tanto lo técnico como lo programático.

🌍 Conclusión:

La experiencia con el Marjorie Kovler Center reafirma que los sistemas de monitoreo y análisis de datos, cuando están bien diseñados y acompañados, se convierten en aliados estratégicos para mejorar la calidad de los programas, demostrar impacto y fortalecer la rendición de cuentas.

En M&E Especialistas, seguimos comprometidos con apoyar a organizaciones humanitarias y de desarrollo a transformar datos en decisiones, y decisiones en impacto real.

Si tu organización busca fortalecer la gestión de datos, el monitoreo y la evaluación de proyectos, contáctanos y descubre cómo podemos ayudarte a transformar datos en decisiones estratégicas.

📩 Contáctanos en: hrangel@especialistasmye.com  

📞 Teléfono: +(57) 310 500 3903

Transformamos datos en decisiones, y decisiones en impacto.